Mengenal Reimburse, Pengganti Uang Pribadi untuk Keperluan Perusahaan

Bagi karyawan yang baru pertama kali memasuki dunia pekerjaan mungkin masih asing dengan istilah reimburse. Istilah tersebut sangat penting untuk Anda pahami. Alasannya agar Anda tidak rugi atau boncos karena terlalu banyak mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan kantor tanpa adanya uang pengganti.

Sering kali, ada momen-momen tertentu saat karyawan harus mengeluarkan biaya pribadi untuk keperluan perusahaan, seperti perjalanan dinas, pembelian alat kerja, pelatihan, dan sebagainya.

Maka dari itu, diperlukan reimburse guna memastikan bahwa karyawan tidak mengeluarkan uang sepeser pun untuk kebutuhan yang berkaitan perusahaan. Artikel ini akan membahas pengertian reimburse, proses pencairannya, serta manfaat adanya reimburse.

Apa Itu Reimburse?

Sederhananya, reimburse adalah proses penggantian biaya pribadi yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan bisnis atau operasional perusahaan. Penggantian biaya ini dilakukan oleh perusahaan setelah karyawan mengajukan klaim dengan bukti pengeluaran yang sah. 

Dari bukti tersebut dapat terlihat jelas besaran uang yang dikeluarkan untuk keperluan perusahaan. Jadi, hal tersebut meminimalisir ketidakjujuran dan perusahaan memiliki catatan yang jelas untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan perusahaan.

Reimburse biasanya mencakup berbagai jenis biaya, seperti transportasi, akomodasi, makanan, hingga perlengkapan kerja.

Proses Pencairan Reimburse

Sebagai seorang karyawan, Anda harus mulai memperhatikan segala bentuk pengeluaran Anda. Jangan sampai pengeluaran untuk keperluan pribadi atau perusahaan tercampur. Penting bagi Anda untuk memahami proses pencairan reimburse sehingga Anda bisa mendapatkan uang pengganti dengan cepat dan mudah. Berikut beberapa prosesnya.

1. Karyawan Melakukan Pembelian dengan Uang Pribadi

Hal paling pertama dalam proses reimburse adalah memastikan karyawan mengeluarkan uang pribadi untuk membeli keperluan kantor. Pastikan apa yang Anda beli memang tercover oleh uang perusahaan. 

Misalnya, biaya tiket pesawat untuk perjalanan dinas. Selain itu, biaya makan saat pertemuan bisnis, atau pembelian alat kerja seperti laptop atau printer.

2. Pengumpulan Bukti Pengeluaran

Setelah melakukan pengeluaran, karyawan harus mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang sah, seperti struk, faktur, atau kwitansi. 

Bukti ini sangat penting sebagai dasar klaim reimburse untuk memastikan bahwa pengeluaran tersebut benar-benar terjadi dan sesuai dengan keperluan bisnis. Reimburse tidak bisa dicairkan hanya dari laporan bentuk lisan atau tulisan saja. Anda harus memiliki bukti pembayaran yang jelas agar uang segera diganti. 

3. Pengajuan Klaim Reimburse

Karyawan kemudian mengajukan klaim reimburse kepada bagian keuangan atau HRD perusahaan. Pengajuan klaim ini biasanya dilakukan dengan mengisi formulir khusus yang disediakan oleh perusahaan, dan melampirkan bukti pengeluaran. 

Formulir ini harus mencakup rincian pengeluaran, tanggal, jumlah biaya, dan keperluan pengeluaran. 

4. Verifikasi dan Persetujuan

Bagian keuangan atau HRD akan memeriksa dan memverifikasi klaim reimburse yang diajukan.

Proses verifikasi ini melibatkan pengecekan bukti pengeluaran dan memastikan bahwa semua pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika semua dokumen dan informasi sudah lengkap dan sesuai, klaim akan disetujui.

5. Pembayaran Reimburse

Setelah klaim disetujui, perusahaan akan melakukan pembayaran reimburse kepada karyawan. Pembayaran ini bisa dilakukan melalui transfer bank atau ditambahkan ke gaji karyawan pada periode pembayaran berikutnya.

Manfaat Reimburse

Sistem reimburse membantu perusahaan memantau dan mengendalikan pengeluaran operasional. Reimburse memastikan bahwa semua biaya sesuai dengan kebijakan dan anggaran yang telah ditetapkan.

Dengan mengimplementasikan sistem reimburse yang adil dan efisien, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan karyawan sehingga meningkatkan loyalitas mereka. 

Itulah pengertian dari reimburse. Kesimpulannya, reimburse merupakan pengganti uang pribadi yang dibelanjakan untuk keperluan perusahaan. Reimburse akan mudah dan cepat dikeluarkan apabila memang proses pengajuannya sudah tepat.

Segera optimalkan pembayaran reimburse kepada karyawan dengan menggunakan tools berikut ini!