Keuntungan Menggunakan Presensi Online dan Perbandingannya dengan Manual

Presensi online memiliki lebih banyak keuntungan dibandingkan dengan sistem kehadiran yang masih dilakukan secara manual. Hal ini tidak terlepas dengan perkembangan zaman yang menjadikan teknologi makin canggih.

Dengan teknologi tersebut, Anda bisa mengefisiensikan proses presensi sehingga dapat meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja. Artikel ini akan membantu Anda memahami bagaimana keuntungan presensi online dan perbandingannya dengan kehadiran manual. Berikut penjelasannya untuk Anda. 

Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi Presensi Online

Keuntungan Aplikasi Presensi Online

Keuntungan aplikasi presensi online mencakup kemudahan dalam proses presensi sekaligus terintegrasinya data dalam satu sistem yang memadai. Dengan hal-hal tersebut, HRD bisa lebih efektif dalam mengelola sumber daya manusia dalam perusahaan.

HRD juga bisa lebih mudah memantau kehadiran sekaligus rekapan setiap akhir bulan. Dibanding dengan presensi manual yang kemungkinan human error lebih besar dan mudah dicurangi. Oleh sebab itu, presensi online membantu untuk mencegah semua hal-hal tersebut. Apa saja keuntungan aplikasi presensi online?

1. Kemudahan Akses dan Monitoring

Aplikasi presensi online membantu HRD untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time dari mana saja. HRD dapat dengan mudah melihat siapa yang hadir, terlambat, izin, atau tidak hadir. 

Selain itu, HRD bisa melihat itu semua dalam satu aplikasi presensi online. Kemudahan monitoring ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang dan punya karyawan yang bekerja secara remote atau jarak jauh.

2. Memiliki Sistem Terintegrasi

Keuntungan lain dari aplikasi presensi online adalah sistem yang sudah terintegasi. Banyak aplikasi presensi online yang dapat diintegrasikan dengan sistem HRIS (Human Resources Information System).

Integrasi ini memungkinkan sinkronisasi data yang lebih mudah dan mengurangi duplikasi pekerjaan dalam pencatatan data kehadiran dan penggajian. Dari sini, HRD pun akan lebih mudah mengelola data karyawan untuk kebutuhan pemberdayaan sumber daya.

3. Menjaga Keamanan Data

Di era digital sekarang ini, keamanan data merupakan suatu hal yang penting untuk diperhatikan. Maka dari itu, diperlukan sistem atau aplikasi yang bisa membantu meningkatkan keamanan data.

Aplikasi presensi online umumnya dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih untuk mengamankan data Anda. Hal ini memastikan bahwa data karyawan dapat dilindungi dari akses yang tidak sah dan risiko kebocoran data dapat diminimalisir.

4. Mudah Digunakan

Berikutnya, presensi online umumnya akan jauh lebih mudah digunakan untuk mencatat kehadiran daripada presensi manual. Sebagian besar aplikasi presensi online dirancang sedemikian rupa agar mudah dipahami penggunaannya oleh semua kalangan.

Karyawan hanya perlu diberikan panduannya sedikit dan setelah itu, mereka akan secara cepat akan paham dengan sendirinya. Apabila sudah terbiasa, kemudahan penggunaan akan makin dirasakan oleh para karyawan. Hal ini secara tidak langsung akan memperbagus mood karyawan sebelum memulai bekerja.

5. Menghemat Waktu dan Tenaga

Terakhir, presensi online lebih menghemat waktu dan tenaga karyawan saat melakukan presensi. Aplikasi presensi online memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dengan cepat dan mudah karena dilakukan dengan menggunakan ponsel pribadi.

Apabila masih menggunakan presensi manual, tentunya Anda harus menghadapi proses presensi dengan menandatangani lembar kehadiran atau menggunakan mesin absensi yang berpotensi besar untuk eror. 

Membandingkan Presensi Online dan Manual

Perbedaan presensi online dan manual terlihat dari sistem atau kualitas data kehadiran karyawan. Selain itu, secara akses dan kemudahan penggunaan, tentunya keduanya juga memiliki kenyamanan yang berbeda.

Secara lengkap, seperti apa perbandingan atau perbedaan dari presensi online dan manual? Berikut adalah perbandingan antara penggunaan presensi online dan presensi manual

Dari Segi Catatan Kehadiran

Presensi Online:

Lebih akurat karena menggunakan teknologi seperti face recognition serta GPS untuk memverifikasi identitas serta lokasi presensi karyawan. Hal ini meminimalisir kesalahan manusia seperti lupa menandatangani daftar hadir atau menandatangani daftar hadir orang lain.

Presensi Manual:

Rentan terhadap kesalahan manusia seperti lupa menandatangani daftar hadir, menandatangani daftar hadir orang lain, atau pemalsuan tanda tangan. Tidak hanya itu, Anda juga Membutuhkan verifikasi manual dari HRD yang bisa memakan waktu dan rawan kesalahan.

Dari Segi Kemudahan Proses Presensi

Presensi Online:

Lebih mudah digunakan karena karyawan dapat presensi dari mana saja dan kapan saja menggunakan ponsel pribadi mereka. Selain itu, memudahkan presensi bagi karyawan yang bekerja dari rumah atau luar kantor.

Presensi Manual:

Membutuhkan karyawan untuk datang ke tempat tertentu pada waktu tertentu untuk presensi. Prosesnya memakan waktu lama, terutama jika ada banyak karyawan yang presensi secara bersamaan.

Dari Segi Efisiensi

Presensi Online:

Lebih efisien karena menghemat waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk proses presensi manual. Selain itu, aplikasi presensi online umumnya memiliki fitur tambahan lain. Misalkan, fitur manajemen tugas atau slip gaji yang bisa diunduh secara langsung dari aplikasi tersebut.

Presensi Manual:

Presensi manual kurang efisien karena lebih banyak membutuhkan waktu dan tenaga supaya kehadiran bisa tercatat dengan baik. Selain itu, rekapan laporan kehadiran bulanan juga akan lebih lambat diterima karena harus memastikan satu per satu atau secara manual.

Kesimpulannya, presensi online memiliki banyak keuntungan dibanding dengan presensi manual. Dengan mengganti sistem presensi menjadi online, Anda bisa mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan.

Apakah Anda sedang mencari aplikasi presensi online yang tepat untuk bisnis Anda? Klik di sini sekarang untuk segera mengganti sistem presensi di kantor Anda.