Mengenal HRIS: Pengertian, Manfaat, dan Implementasinya

Human Resources Information System (HRIS) adalah sistem yang harus dipahami oleh setiap HRD. Sebab, sistem tersebut berkaitan dengan bagaimana mengelola sumber daya manusia agar menjadi lebih mudah.

Sistem tersebut membantu mengintegrasikan berbagai kebutuhan HRD sehingga pengelolaan karyawan di perusahaan bisa dioptimalkan. Seperti apa penjelasan dari HRIS?

Apa Itu HRIS?

HRIS adalah sistem yang dirancang untuk mengelola informasi dan data terkait sumber daya manusia di suatu perusahaan. Sistem ini membantu dalam mengintegrasikan berbagai fungsi HR seperti rekrutmen, pelatihan, penggajian, penilaian kinerja, dan manajemen data karyawan. 

Dengan adanya HRIS, perusahaan dapat menjalankan berbagai proses HR dengan lebih efisien dan terstruktur. Seperti diketahui, tugas dari seorang HRD tidaklah sedikit. Selain itu, HRD harus mengelola karyawan dalam jumlah banyak. Oleh sebab itu, HRIS harus diterapkan dengan baik agar segala kebutuhan karyawan juga bisa terpenuhi dengan baik.

Manfaat HRIS

HRIS memiliki berbagai macam manfaat yang dapat mengoptimalkan kegiatan perusahaan. DI antaranya adalah sebagai berikut.

Data Karyawan Terintegrasi

HRIS membantu perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data karyawan dalam satu sistem terpusat atau terintegrasi. 

Data yang dikelola meliputi informasi pribadi, riwayat pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti, penilaian kinerja, dan lain-lain. Dengan adanya sistem yang terpusat, informasi dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan.

Efisiensi dalam Penggajian dan Administrasi 

Salah satu fungsi penting dari HRIS adalah mengelola penggajian dan administrasi karyawan. Sistem ini dapat menghitung gaji secara otomatis berdasarkan jam kerja, cuti, dan lembur sehingga mengurangi risiko kesalahan perhitungan. 

Selain itu, HRIS juga dapat mengelola berbagai aspek administrasi seperti pengajuan cuti, reimbursement, dan pengelolaan tunjangan karyawan.

Mempermudah Proses Rekrutmen

HRIS memfasilitasi proses rekrutmen dengan menyediakan fitur untuk mengelola lamaran pekerjaan, menyaring kandidat, dan menjadwalkan wawancara. 

Selain itu, sistem ini juga membantu dalam proses onboarding dengan menyediakan panduan yang diperlukan oleh karyawan baru. Dengan demikian, HRIS dapat membantu perusahaan menemukan dan menempatkan kandidat terbaik dengan lebih cepat dan efisien.

Penilaian Kinerja Lebih Terstruktur 

HRIS menyediakan alat untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala. Sistem ini dapat mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti hasil kerja, feedback dari atasan dan rekan kerja, serta pencapaian individu. 

Dengan adanya penilaian kinerja yang terstruktur, perusahaan dapat memberikan umpan balik yang membangun dan merencanakan langkah-langkah pengembangan karier karyawan.

Meningkatkan Produktivitas

Dengan mengotomatisasi berbagai proses HR, HRIS dapat membantu perusahaan mengurangi beban administratif dan meningkatkan efisiensi kerja. 

Misalnya, sistem ini dapat mengotomatisasi proses penggajian, pengajuan cuti, dan penilaian kinerja. Jadi, staf HR dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti pengembangan karyawan dan perencanaan tenaga kerja.

Tips Implementasi HRIS di Perusahaan

Melihat betapa pentingnya HRIS bagi perusahaan Anda, maka sudah seharusnya Anda juga mengetahui bagaimana tips mengimplementasikannya. Bagaimana cara implementasinya? Berikut hal-hal yang bisa Anda lakukan.

Memilih Sistem HRIS Tepat 

Dalam memilih HRIS, perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai faktor seperti ukuran perusahaan, kebutuhan bisnis, dan anggaran yang tersedia. 

Ada berbagai jenis HRIS yang dapat dipilih, mulai dari sistem yang sederhana hingga yang kompleks dengan berbagai fitur canggih. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan apakah akan menggunakan sistem berbasis cloud atau on-premise.

Menyiapkan Infrastruktur dan Pelatihan 

Setelah memilih sistem HRIS yang tepat, perusahaan perlu menyiapkan infrastruktur yang diperlukan, seperti perangkat keras dan jaringan. 

Selain itu, perusahaan juga perlu menyediakan pelatihan bagi staf HR dan karyawan lainnya untuk memastikan bahwa mereka dapat menggunakan sistem dengan efektif. Pelatihan ini mencakup penggunaan dasar sistem, serta pemahaman tentang berbagai fitur yang tersedia.

Mengintegrasikan dengan Sistem Lain 

HRIS perlu diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem penggajian, sistem keuangan, dan sistem manajemen proyek. Integrasi ini memastikan bahwa data dapat tersedia di berbagai sistem sehingga mengurangi risiko kesalahan dan duplikasi data. 

Selain itu, integrasi juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif tentang kinerja dan kebutuhan tenaga kerja.

Memantau dan Mengevaluasi Kinerja Sistem 

Setelah HRIS diimplementasikan, perusahaan perlu terus memantau dan mengevaluasi kinerja sistem. Hal ini mencakup pemantauan penggunaan sistem oleh karyawan, serta evaluasi efektivitas sistem dalam mendukung berbagai proses HR. 

Perusahaan juga perlu melakukan pembaruan dan pemeliharaan sistem secara berkala untuk memastikan bahwa sistem tetap berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kesimpulannya, HRIS merupakan sistem yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia. 

Dengan berbagai fitur yang ada, HRIS dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Apakah Anda ingin menggunakan software HRIS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Klik di sini untuk segera mengimplementasikan software HRIS.