Cara Menentukan Skala Prioritas Dalam Bekerja

Padatnya list pekerjaan yang perlu diselesaikan seringkali membuat para karyawan sulit untuk menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien. Akibatnya, pekerjaan yang seharusnya sudah selesai justru lewat dari deadline yang telah ditentukan. Imbasnya performa kerja jadi cenderung menurun dan mengalami stres bekerja.

Untuk mengatasi hal ini, kamu bisa gunakan diagram atau matriks Covey ataupun Eisenhower sebagai pedoman untuk menentukan skala prioritas dalam bekerja. Diagram ini terbagi dalam 4 bagian dimana di setiap bagian perlu mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan urutan mulai dari penting mendesak, penting tidak mendesak, mendesak tidak penting dan tidak penting tidak mendesak.

Untuk menentukan skala prioritas dalam bekerja, kamu perlu menyediakan satu halaman kosong di kertas. Kemudian, buatlah 4 kotak sama besar dan bagi menjadi empat bagian. Dua kotak di sisi kiri beri angka I (penting dan mendesak) dan II (penting tapi tidak mendesak), kemudian dua kotak di sisi kanan beri angka III (mendesak tapi tidak penting) dan IV (tidak penting dan tidak mendesak).

Untuk lebih jelasnya, mari kita uraikan satu per satu pengelompokan pekerjaan dari mulai penting dan mendesak hingga tidak penting dan tidak mendesak, sebagai berikut.

Baca Juga Merasa Stres di Tempat Kerja? Lakukan 7 Cara Ini!

1. Pekerjaan Penting dan Mendesak

Langkah pertama, kamu perlu menuliskan pekerjaan penting yang dinilai sangat mendesak. Pekerjaan ini biasanya meliputi tugas-tugas yang perlu diselesaikan dalam waktu yang cepat karena hasil dari tugas tersebut digunakan dalam waktu dekat.

Untuk mengelompokannya, cobalah pertimbangkan konsekuensi yang didapatkan jika kamu tidak menyelesaikan pekerjaan tersebut. Jika konsekuensinya semakin besar, maka pekerjaan tersebut bisa digolongkan sebagai pekerjaan penting dan mendesak.

Selain itu, cara lain untuk mengetahui apakah suatu pekerjaan masuk dalam pekerjaan sangat penting dan mendesak adalah dengan memperhatikan deadline pekerjaan dan tingkat kesulitan. 

Pekerjaan ini perlu membutuhkan fokus penuh terlebih jika pekerjaan tersebut memiliki tingkat kesulitan yang tinggi. Oleh karena itu, kita perlu menjauhkan diri dari segala macam gangguan, seperti menutup akses panggilan telepon, mematikan notifikasi email dan media sosial sementara waktu.

Contoh tugas yang penting dan mendesak adalah ketika kamu ditugaskan oleh manajer untuk membuat laporan komprehensif dan harus selesai di hari itu juga.

2. Pekerjaan Penting Tapi Tidak Mendesak

Selanjutnya, kelompokkan tugas-tugas yang masuk ke dalam kategori pekerjaan penting tapi tidak mendesak. Biasanya pekerjaan ini membutuhkan waktu pengerjaan dalam jangka panjang dan bisa dilakukan di waktu senggang.

Meski waktu pengerjaan cenderung lebih lama, namun perlu bagi kamu untuk membuat jadwal khusus untuk mengerjakan pekerjaan ini agar mendapatkan hasil yang maksimal.

Contoh dari pekerjaan penting tapi tidak mendesak adalah kamu diharuskan untuk membuat materi presentasi terkait hasil pencapaian kinerja selama sebulan dan dipresentasikan minggu depan. Contoh lainnya seperti membuat email yang akan disebar oleh konsumen tiga hari kedepan.

3. Pekerjaan Mendesak Tetapi Tidak Penting

Pada kuadran III, kamu diharuskan memasukkan tugas-tugas yang bersifat kurang penting bagi kamu namun mendesak. Pekerjaan ini cenderung tidak terlalu berkontribusi pada produktivitas kerja, namun akan mengganggu pikiran jika dibiarkan begitu saja. Untuk menjalankan pekerjaan ini, kamu bisa melakukan penjadwalan ulang atau mendelegasikannya kepada orang lain. 

Dengan mendelegasikan pekerjaan pada orang lain yang tepat, pekerjaan bisa selesai lebih cepat dan tidak banyak membuang waktumu. Selanjutnya, kamu hanya perlu memeriksa atau mengoreksi sesuai standar yang kamu miliki saja.

Contoh dari kegiatan ini adalah mengangkat telepon disaat sedang mengerjakan tugas penting mendsak atau mengecek email dan WhatsApp yang masuk. Kamu bisa meminta seseorang untuk melakukan tugas tersebut sementara waktu. 

Baca Juga 5 Cara Ini Bisa Bantu Kamu Atasi Burnout Saat Bekerja

Pada kuadran III, kamu diharuskan memasukkan tugas-tugas yang bersifat kurang penting bagi kamu namun mendesak. Pekerjaan ini cenderung tidak terlalu berkontribusi pada produktivitas kerja, namun akan mengganggu pikiran jika dibiarkan begitu saja. Untuk menjalankan pekerjaan ini, kamu bisa melakukan penjadwalan ulang atau mendelegasikannya kepada orang lain. 

Dengan mendelegasikan pekerjaan pada orang lain yang tepat, pekerjaan bisa selesai lebih cepat dan tidak banyak membuang waktumu. Selanjutnya, kamu hanya perlu memeriksa atau mengoreksi sesuai standar yang kamu miliki saja.

4. Pekerjaan Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Kategori kegiatan ini bisa dibilang hampir tidak memiliki skala prioritas. Pasalnya pekerjaan ini tidak penting dan tidak mendesak. Artinya jika dilakukan sekalipun, tidak berkontribusi pada produktivitas kerja bahkan justru menghambat pekerjaan penting yang akan diselesaikan.

Mengingat pekerjaan ini cenderung membuang waktu dan dilakukan tanpa sadar, maka bisa list tugas kita bisa kacau jika kita tidak mengelolanya dengan baik. Pekerjaan ini pada dasarnya bisa dilakukan ketika ada waktu luang saat bekerja. Contoh dari kegiatan ini yaitu sering membuka media sosial, menelepon rekan lama untuk silaturahmi, bermain game hingga menonton YouTube.

Artikel Lainnya

Ayo tingkatkan kinerja karyawan dengan tools yang tepat

diskusikan tantangan perusahaan anda