5 Management Tools Ini Bantu Kamu Tingkatkan Produktivitas Saat Bekerja

Keterampilan manajemen atau management skill merupakan salah satu kemampuan yang wajib dimiliki oleh setiap pekerja. Pasalnya, keterampilan inilah yang nantinya dapat menuntun individu untuk bisa menyelesaikan tugas tertentu dengan maksimal. Adapun management skill yang perlu diasah diantaranya keterampilan komunikasi, keterampilan teknis hingga manajemen waktu. 

Sayangnya, kemampuan manajemen tidaklah cukup bagi seorang pekerja untuk bisa menyelesaikan sebuah proyek. Perlu adanya alat bantu (tools) yang memadai untuk membantu mereka agar pekerjaannya bisa mendapatkan hasil yang maksimal. 

Tools management ini biasanya dimanfaatkan oleh berbagai pihak di berbagai bidang pekerjaan baik saat bekerja secara individu maupun tim di berbagai bidang pekerjaan. Terlebih bagi seorang leader, seperangkat tools ini dapat membantu dalam mengelola pekerjaan, berkomunikasi dalam tim dan penjadwalan tugas-tugas yang harus diselesaikan. 

Dengan project management software ini, komunikasi antara Anda dan rekan kerja akan tetap lancar tanpa kendala. Dalam artikel ini, kami akan merekomendasikan aplikasi manajemen proyek dan produktivitas terbaik untuk membantu Anda bekerja dari rumah dengan mudah

Berikut merupakan 5 rekomendasi management tools yang bisa Anda gunakan untuk memantau bisnis Anda, diantaranya :

1. Trello (Manajemen Proyek)

Trello adalah sebuah aplikasi manajemen proyek berbasis web yang digunakan untuk mengatur dan memonitor pekerjaan tim. Dalam Trello, pekerjaan diatur dalam bentuk papan (board) yang terdiri dari daftar (list) dan kartu (card). Daftar mewakili fase atau tahapan dari sebuah proyek, sedangkan kartu mewakili tugas atau item yang harus diselesaikan dalam fase tersebut.

Pada setiap card (kartu), pengguna dapat menambahkan deskripsi tugas, lampiran, checklist, komentar, label, deadline, dan tag lainnya. Trello juga mendukung fitur kolaborasi, dimana Anda bisa mengundang rekan kerja untuk mengakses board melalui username, email, atau dengan memberikan link undangan. 

Selain itu, anggota tim juga dapat berbagi papan, melihat aktivitas terbaru, memberikan komentar, atau menugaskan tugas kepada anggota tim lainnya.

Trello sangat fleksibel karena penggunanya bisa mengakses melalui PC maupun telepon seluler. Trello tersedia dalam versi gratis dan berbayar, dengan fitur tambahan seperti integrasi ke aplikasi lain, statistik, dan pengaturan privasi pada versi berbayar.

2. Miro (Brainstorming & Perencanaan)

Miro atau RealtimeBoard adalah sebuah platform kolaborasi daring yang digunakan untuk membuat dan berbagi diagram, papan kerja (board), dan catatan secara visual. Miro memungkinkan pengguna untuk membuat diagram, papan kerja, dan catatan dalam format visual yang mudah dipahami dan diakses oleh semua anggota tim.

Miro menyediakan berbagai macam template yang dapat digunakan untuk membuat papan kerja, seperti diagram alur, peta mental, grafik, atau papan putih yang kosong. Pengguna juga dapat menambahkan gambar, video, atau dokumen lainnya ke dalam papan kerja, serta memberikan komentar, tag, dan notifikasi pada item yang ditambahkan.

Miro juga mendukung fitur kolaborasi dimana semua anggota tim bisa menulis, menggambar, dan mengedit satu papan tulis online secara bersamaan. Aplikasi ini memungkinkan Anda melihat apa saja yang sedang dikerjakan oleh rekan kerja, serta berkomunikasi dengan mereka melalui chat dan komentar.

Miro digunakan oleh berbagai macam tim dan organisasi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja, seperti tim pengembangan perangkat lunak, desainer, tim pemasaran, atau tim manajemen proyek. Miro tersedia dalam versi gratis dan berbayar, dengan fitur tambahan seperti integrasi aplikasi dan pengaturan privasi pada versi berbayar.

3. Google Calendar (Manajemen Waktu)

Google Calendar adalah sebuah aplikasi kalender daring (online) yang disediakan oleh Google. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat, mengatur, dan membagikan jadwal atau agenda secara daring. Google Calendar tersedia sebagai layanan gratis yang terintegrasi dengan akun Google, sehingga dapat diakses melalui peramban web atau aplikasi seluler.

Dalam Google Calendar, pengguna dapat membuat acara, mengatur waktu, menambahkan lokasi, mengatur pengingat, dan menambahkan tamu atau undangan. Pengguna juga dapat membuat jadwal berulang, seperti acara mingguan atau bulanan, dan menyesuaikan tampilan kalender dengan warna dan tema yang berbeda-beda.

Google Calendar juga memiliki fitur kolaborasi yang memungkinkan pengguna untuk membagikan kalender dengan orang lain, termasuk anggota tim atau keluarga. Pengguna dapat memilih untuk membagikan kalender secara pribadi atau mempublikasikan kalender ke publik.

Dengan Google Calendar, pengguna dapat mengelola jadwal dengan lebih efisien, menghindari bentrok waktu, dan memastikan tidak melewatkan acara penting. Aplikasi ini juga dapat disinkronkan dengan aplikasi lain seperti Gmail, Google Meet, atau Google Tasks untuk mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi kerja.

4. Dropbox (Kolaborasi)

Dropbox adalah sebuah layanan penyimpanan daring (online) yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengakses, dan berbagi berbagai jenis file melalui internet. Layanan ini memungkinkan pengguna untuk mengunggah file ke server Dropbox dan mengaksesnya dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet, seperti komputer, tablet, atau ponsel cerdas.

Dropbox dapat digunakan untuk menyimpan dan berbagi berbagai jenis file, termasuk dokumen, foto, video, dan file audio. Pengguna dapat mengunggah file ke Dropbox melalui perangkat seluler atau peramban web, dan dapat mengakses file tersebut dari mana saja dengan masuk ke akun Dropbox mereka.

Dropbox juga memiliki fitur kolaborasi yang memungkinkan pengguna untuk berbagi file dengan orang lain dan bekerja sama secara tim. Pengguna dapat membuat folder bersama dan menambahkan anggota tim ke dalam folder tersebut, serta menentukan hak akses yang berbeda-beda untuk setiap anggota tim.

Selain itu, Dropbox juga memiliki berbagai macam fitur tambahan seperti sinkronisasi otomatis, backup file, integrasi dengan aplikasi lain, dan akses ke versi file yang dihapus atau diubah. Dropbox tersedia dalam versi gratis dan berbayar, dengan kapasitas penyimpanan yang berbeda-beda dan fitur tambahan pada versi berbayar.

5. Zoom (Manajemen Komunikasi)

Zoom adalah sebuah aplikasi konferensi video daring (online) yang memungkinkan pengguna dapat melakukan komunikasi jarak jauh dalam situasi kerja atau belajar dari jarak jauh. 

Aplikasi ini menyediakan berbagai fitur konferensi video, seperti video HD, audio, dan obrolan teks. Pengguna dapat berbagi layar mereka untuk presentasi, berkolaborasi pada dokumen secara real-time, dan merekam pertemuan untuk ditonton kembali. Zoom juga memungkinkan pengguna untuk membagikan tautan undangan kepada peserta dan memberikan izin akses yang berbeda-beda.

Zoom juga mendukung fitur kolaborasi yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dan berdiskusi dengan peserta lain dalam pertemuan. Pengguna dapat mengangkat tangan untuk meminta izin berbicara, mengirim pesan teks ke peserta lain, dan melakukan voting untuk mengambil keputusan bersama.

Zoom tersedia dalam versi gratis dan berbayar, dengan fitur tambahan seperti durasi pertemuan yang lebih panjang dan jumlah peserta yang lebih banyak pada versi berbayar. Aplikasi ini dapat diakses melalui peramban web atau aplikasi seluler untuk memudahkan akses dan penggunaan pada berbagai perangkat.

Demikianlah 5 management tools yang bisa Anda manfaatkan untuk memudahkan Anda dalam menyelesaikan tugas di kantor. Harapannya dengan hadirnya beberapa management tools, bisa meningkatkan produktivitas di tempat kerja Anda.