Efisiensi kerja yang baik adalah kunci sukses dalam produktivitas. Hal ini sangat penting yang harus dimiliki karyawan untuk bisa bekerja secara efisien dan produktif. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi kerja adalah dengan menggunakan teknik time management yang tepat.
Seorang karyawan harus memiliki skill manajemen waktu. Sebab, dengan manajemen waktu yang baik, karyawan dapat mengatur pekerjaan mereka dengan cara yang lebih efisien dan menghindari penundaan dan kehilangan waktu pada tugas-tugas yang tidak perlu. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja mereka dan memungkinkan mereka untuk menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat.
Berikut ini adalah beberapa teknik time management yang dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja diantaranya :
1. Buat Jadwal Yang Teratur
Salah satu hal yang perlu dilakukan agar Anda bisa memiliki manajemen waktu yang baik adalah membuat jadwal kerja yang teratur. Caranya dengan memilah dan mengatur prioritas tugas-tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Kemudian dilanjutkan dengan menyusun jadwal kerja lainnya. Pastikan jadwal ini mencakup waktu untuk istirahat dan rekreasi.
2. Fokus Pada Tugas Penting
Untuk mengatasi pekerjaa terlewat deadline, prioritaskan tugas yang paling penting dan selesaikan tugas ini terlebih dahulu. Hindari terganggu oleh tugas-tugas kecil yang kurang penting.
Anda bisa gunakan diagram atau matriks Covey ataupun Eisenhower sebagai pedoman untuk mengelompokkan dan menentukan skala prioritas dalam bekerja, mulai dari tugas penting mendesak, tugas penting tidak mendesak, tugas mendesak tidak penting dan tugas tidak penting tidak mendesak.
3. Buat Daftar Tugas
Tahap selanjutnya adalah buatlah daftar tugas harian yang harus diselesaikan. Lakukanlah aktivitas ini secara rutin sebelum memulai bekerja. Anda bisa mencatatnya di sticky notes, buku catatan kerja maupun di aplikasi pengatur jadwal kerja di handphone Anda. Selanjutnya, cek daftar ini secara berkala untuk memastikan semua tugas telah selesai sebelum Anda pulang bekerja.
4. Gunakan Teknologi
Dalam mengatur jadwal, Anda bisa memanfaatkan teknologi seperti aplikasi pengingat atau kalender digital untuk membantu mengatur jadwal dan mengingatkan Anda tentang tugas yang harus diselesaikan. Contoh aplikasi yang bisa Anda gunakan seperti Google Calender, Trello, dan masih banyak lagi.
5. Hindari Gangguan
Terkadang yang membuat pekerjaan tidak mencapai target dikarenakan terlalu banyak distraksi seperti terlalu sering mengecek handphone saat bekerja. Oleh karena itu, hindari gangguan dari email, telepon atau media sosial selama jam kerja. Pisahkan waktu untuk mengecek email dan pesan seperti saat jam istirahat tiba.
6. Gunakan Waktu Sebaik-Baiknya
Jadwal kerja yang sebelumnya Anda susun tentu akan memudahkan Anda dalam mengefektifkan waktu bekerja dan waktu istirahat. Gunakan waktu luang seperti waktu perjalanan atau waktu makan siang untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil yang sederhana. Jika pekerjaan di hari itu tidak terlalu berat, Anda bisa memanfaatkan waktu istirahat untuk makan cemilan ringan, menonton serial drama maupun melakukan hobi atau aktivitas ringan yang lain.
7. Jangan Terlalu Banyak Multitasking
Memiliki skill multitasking memang penting bagi seorang karyawan. Namun, di lain sisi multitasking juga dapat memperlambat kinerja Anda dan mengurangi efisiensi. Oleh karena itu, akan lebih baik jika Anda fokus dalam mengerjakan satu tugas pada satu waktu dan hindari terlalu banyak multitasking.
Dengan menggunakan teknik manajemen waktu yang baik, Anda dapat meningkatkan efisiensi kerja Anda dan memaksimalkan produktivitas. Ingatlah untuk selalu menyesuaikan teknik ini dengan gaya hidup dan kebutuhan pribadi Anda.
